HELP

Consta de dos módulos principales: una consola de administración, para gestionar la red de trabajadores móviles y la tareas asignadas a cada uno de ellos; y una aplicación móvil para los agentes de campo, donde reciben sus tareas asignadas.
Utilizando la consola de administración, los coordinadores de equipo pueden localizar la ubicación de todos los agentes móviles en un mapa, asignar tareas, comunicarse con ellos y consultar estadísticas de la evolución global de las tareas.
En la aplicación móvil, el trabajador puede ver sus tareas pendientes, localizar en un mapa su ubicación, utilizar el GPS para acudir a sus destinos, reportar la realización de cada una de ellas o dar de alta incidencias.
El informe de consecución de una tarea es adaptable y puede incluir varias preguntas, fotografías o firmas. El reporte de consecución de cada tarea se envía instantáneamente al servidor, por lo que los coordinadores de equipo pueden consultar estadísticas de realización de tareas y de incidencias en tiempo real.
La aplicación movil también funciona desconectado de la red, cuando un agente móvil se encuentra en una zona sin cobertura. Una vez que la aplicación vuelva a detectar conexión, envía automáticamente los datos de los trabajos realizados durante el tiempo desconectado.

La aplicación se compone de las siguientes secciones principales: inicio, usuarios, proyectos, tareas, informes y dentro de configuración: tipos de tarea, perfiles, áreas, tipos de jornada e instalación. A partir de estas secciones podemos diferenciar dos grupos fundamentales: la dupla “Perfiles-Usuarios” y la trinidad “Tipos de tarea-Proyectos-Tareas”.

• Perfiles-Usuarios: cada usuario tiene uno o varios perfiles determinados los cuales fijan los privilegios del usuario en la aplicación, y con ello sus límites de acceso dentro de la misma. Además, según que tareas un usuario puede ser asignado o no, en función del perfil/es que tenga.

• Tipos de tarea-Proyectos-Tareas: cada tarea creada pertenece a un proyecto que es simplemente una manera de agruparlas y, a su vez, dicha tarea es de un tipo de tarea que define su comportamiento. De igual modo, a cada proyecto se le asocia con uno o varios tipos de tareas, que determinarán de qué tipo son las tareas que se pueden crear en el proyecto.

Para contratar la aplicación se puede realizar online desde la web informativa de la aplicación:. En la página de registro el cliente deberá rellenar un formulario con los siguientes datos:

• Nombre legal de la empresa.

• Dirección de la empresa.

• VAT ID/NIF

• IBAN

• Persona de contacto.

• Teléfono

• Email.

• Nº de usuarios.

Tras realizar el pago del servicio se le proporcionará un nombre de usuario con su respectiva contraseña. Este usuario será el administrador global y el que tendrá que configurar inicialmente la aplicación, y dar de alta al resto de usuarios (o dar de alta a un usuario con los permisos correspondientes para que se encargue de ello).

Lo primero que debe hacer el administrador es configurar la aplicación. Para ello debe acceder desde “Configuración > Instalación”. En la vista que se muestre se deberán rellenar los parámetros generales de la empresa:

• Nombre.

• Descripción.

• Correo remitente de notificaciones (normalmente el del administrador).

• País por defecto.

• Idioma por defecto.

• Zona horario por defecto

• Logo de la empresa.

A parte, se podrán rellenar los datos de la empresa y del administrador, pero son opcionales.

Desde la sección "Configuración > Tipos de jornada" se puede configurar los tipos de jornada y el calendario laboral por defecto, de los usuarios de la aplicación. Los tipos de jornada nos permitirán definir los distintos horarios laborables de nuestros usuarios y en el calendario se indican que tipo de jornada le corresponde a cada día del año.

Indicar las jornadas laborables de los usuarios es útil para que a la hora de asignar usuarios a tareas a una determinada fecha y hora, solo se sugieran empleados que estén dentro de su horario laboral en el momento en el que se tenga que realizar la tarea.

El calendario laboral existe a tres niveles: el de por defecto, el de perfiles, y el individual de cada usuario (de menor a mayor prioridad). El de por defecto es el común a todos los usuarios, que será el que tengan aquellos usuarios que no tengan calendario laboral de perfil o de usuario, y debería ser lo primero a configurar tras la configuración de la instalación.

Una vez creados los perfiles y dados de alta los usuarios, se podrá establecer calendarios laborables más concretos tanto para los perfiles, como para los usuarios (desde sus respectivas secciones), con los tipos de jornada que este definidos en esta sección. Aun así, se debe recordar que un calendario laboral a nivel de usuario es prioritario sobre uno a nivel de perfil, por lo que un usuario que tenga ambos solo tendrá en cuenta el de usuario.

Desde la sección “Configuración > Perfiles” podremos crear y editar perfiles. Cada perfil supone un tipo de usuario, con un nivel de acceso configurado a través de permisos. Cuando creemos un nuevo perfil los permisos por defecto serán los de un agente móvil genérico. Para crear nuevos perfiles lo más fácil es clonar un perfil existente (con una configuración similar al que queremos crear) y editarlo.

Antes de poder crear tareas primero tenemos que especificar cómo van a ser (que datos se requieren, que pasos se tienen que seguir, que cuestionarios se tienen que responder, etc.). Para ello debemos configurar los tipos de tareas en la sección “Configuración > Tipos de tarea” que determinarán el comportamiento de las tareas que creemos. Es importante tener en cuenta que antes de crear un tipo de tarea, debemos tener ya creados los perfiles que vayamos a utilizar (excepto si usamos una plantilla, ya que automáticamente incorporá los perfiles necesarios).

Crear tipos de tarea paso a paso:

1. Para crear un nuevo tipo de tarea lo más fácil es clonar un tipo existente o usar una plantilla que nos ofrece el programa, y luego editarla a nuestro gusto en la ventana que se nos abrirá. Los puntos que se muestran a continuación hacen una descripción breve de las secciones de la configuración del tipo de tarea pero son apartados complejos y no son necesarios de modificar si usamos plantillas (excepto en el punto 2.a.i, pues por defecto en las plantillas están establecidas unas preguntas de entrada de la tarea muy generales y seguramente escasas, aún así, las plantillas iniciales son 100% funcionales).

2. En la sección “Datos generales” deberemos especificar en el apartado petición de datos:

   1. Los datos que pedirá la tarea al crearla:

      1. En las preguntas libres deberemos especificar los datos que requerirá la tarea en formato de texto, como pueden ser un nombre, una matrícula, un nº de expediente, etc.

      2. En las fechas libres deberemos especificar los nombres de las peticiones de fechas, como pueden ser fecha máxima de entrega, día del incidente, etc.

      IMPORTANTE: Las plantillas utilizan variables de control que se explican a partir de este punto, por lo que su variación sin ajustar en los estados del tipo de tarea puede producir un comportamiento incorrecto en las tareas del tipo.

      3. En las direcciones libres deberemos especificar los nombres de las peticiones de direcciones, como pueden ser dirección de entrega, domicilio del cliente, etc. “Dirección de la tarea” se deberá marcar para direcciones relevantes para la tareas, quedando desmarca para direcciones puramente informativas.

   2. También deberemos especificar los usuarios que participarán en la tarea, como pueden ser por ejemplo: supervisor, operario1 y operario2. Para cada petición de usuario se deberá indicar si se pedirá en el proyecto, en la tarea o en ambas, si el usuario se encarga de realizar la tarea (por ejemplo, un supervisor no) y si el usuario que se asigne deberá pertenecer al área indicada en la tarea.

3. En estados se configuran los estados de las tareas de este tipo.

4. En cuestionarios se configuran los tipos de cuestionarios que pueden responder los usuarios en esta tarea.

Configurar “Estados” y “Cuestionarios” es algo complejo y se debe realizar de forma meticulosa para que las tareas se procesen correctamente (algunos estados dependen de cómo estén diseñados los tipos de cuestionarios). Consultar la ayuda de estas secciones para su configuración.

5. En “Archivos” se pueden subir archivos que se adjuntarán a todas las tareas de este tipo. También mostrará todos los archivos que se hayan subido a cada una de las tareas de este tipo individualmente.

6. En “Automatismos” se pueden configurar procesos automáticos de la tarea: que se creen otras tareas o que se envíen emails, automáticamente cuando se cumpla una circunstancia concretada.

   1. Evento de lanzamiento determina cuando se crea la nueva tarea o cuando se manda el email. Para que esto se produzca al alcanzar un determinado estado se deberá seleccionar “Al cambiar de estado” y en “Configuración de evento de lanzamiento” se deberá indicar el estado.

   2. Si el automatismo es la creación de una tarea, se deberá seleccionar el tipo de la nueva tarea.

   3. Si el automatismo es el envío de un email, se deberá indicar los destinatarios, el asunto y el contenido. Para ello se puede hacer uso de comodines ($comodín$) que son campos relativos a la tarea que envie el correo (se indican los comodines que se pueden usar en el tipo de tarea).

Lo primero antes que nada, se debería definir las áreas en caso de que se haga uso de ellas. Esto se podrá hacer a posteriori, pero como las áreas se asignan a cada usuario sería más práctico hacerlo primero para luego no tener que volver a entrar a la configuración de cada usuario para asignarle el área. Igualmente pasa con los perfiles, que se podrán asignar en cualquier momento pero para ahorrarnos tener que entrar en cada usuario otra vez es mejor tener definidos ya los perfiles de la aplicación. A diferencia de las áreas los perfiles no son algo optativo, pues un usuario sin perfiles no podrá hacer nada (ya que no tendría ningún permiso). Una vez tenido en cuenta estos dos aspectos podremos rellenar todos los datos y configurar todos los aspectos del nuevo usuario.

Es importante tener en cuenta que no se podrán crear nuevos usuarios habilitados si se ha alcanzado el límite contratado.

Una vez creado los tipos de tarea, el siguiente paso es crear los proyectos a los que pertenecerán las tareas. Para ello deberemos crear un nuevo proyecto desde la sección Proyectos. Para configurar el nuevo proyecto deberemos:

1. En “Datos generales” rellenar los datos necesarios (generalmente sólo será necesario el nombre del proyecto)

2. En “Tipos de tarea” señalar los tipos de tarea que se podrán crear en el proyecto.

3. En “Usuarios” asignar los usuarios que nos soliciten para el proyecto (por ej. un supervisor de proyecto, o en definitiva, un usuario que tendrá acceso a todas del proyecto).

Adicionalmente, en “Archivos” se podrán subir archivos que se adjuntarán a todas las tareas de este proyecto. También mostrará todos los archivos que se hayan subido a cada una de las tareas de este proyecto individualmente.

Una vez que tengamos creado un proyecto con uno o varios tipos de tarea podremos crear nuevas tareas de esos tipos. Para ello habrá que hacerlo desde la sección “Tareas” , donde a continuación deberemos seleccionar el tipo de tarea que queremos crear y el proyecto al que pertenecerá . Una vez abierta la vista de la nueva tarea deberemos:

1. En “Datos generales” > “Datos de la tarea” rellenar los datos que nos pidan.

2. En “Datos generales” rellenar los datos de las direcciones que nos pidan (en las plantillas, por lo general, en “Datos generales” > “Dirección de la tarea”).

3. En “Fecha de evento” asignar la fecha en la que se deberá efectuar la tarea.

4. En “Fecha de evento” asignar los usuarios que se encargarán de la tarea.

El usuario que se encargue de llevar a cabo la tarea debe dejar constancia de su labor. Para ello deberá:

1. Dirigirse a la tarea que se esté llevando a cabo (entre las que tenga asignadas en el listado de tareas).

2. Moverse hasta el apartado “Cuestionarios”.

3. Responder el cuestionario correspondiente.

Opción válida tanto desde la aplicación web, como desde la aplicación móvil. Es posible que el propio usuario que se encarga de resolver las tareas también deba establecer la fecha de evento.

Este listado lo tendrá cualquier usuario que tenga acceso a la sección tareas. En él se muestran todas las incidencias que estén pendientes y que se tenga acceso para verlas. Si no hay incidencias pendientes se mostrará “No hay incidencias”. El usuario verá las incidencias a las que tenga acceso que cumplan alguna de las siguientes condiciones:

1. Que sea una incidencia creada por el usuario y esté abierta, es decir, que esté pendiente de alguien.

2. Que sea una incidencia dirigida al usuario y esté “pendiente de encargado”.

3. Que sea una incidencia pendiente de leer. Una vez accedida a ella (vista) no aparecerá como incidencia pendiente.

Cada incidencia pendiente del listado está compuesto por los siguientes campos:

• Estado: indica la situación actual de la incidencia. El estado actual de una incidencia lo determina el último usuario en añadir un comentario. Los estados de una incidencia pueden ser:

  • Pte. autor (icono naranja): la incidencia está pendiente de una respuesta o resolución por parte del emisor o autor.

  • Pte. encargado (icono amarillo): la incidencia está pendiente de una respuesta o resolución por parte del encargado.

  • Cerrada OK (icono verde): la incidencia finaliza satisfactoriamente.

  • Cerrada sin solución (icono rojo): la incidencia finaliza sin resolverse.

  • Descartada/incoherente (icono blanco): la incidencia se rechaza y se da por finalizada.

• Tarea: indica de qué tarea procede la incidencia.

• Emisor: usuario que es autor de la incidencia.

• Encargado: usuario a quién va dirigido el mensaje actualmente.

• Último cambio: indica la fecha de la última modificación que ha tenido la incidencia.

• Botón de acceso a la incidencia : permite el acceso a la incidencia para su visión, contestación y/o modificación.

Este listado lo tendrán los usuarios con capacidad de administrar tareas o supervisar cuestionarios. En él se muestran todas los cuestionarios que estén en estado “pendiente de validación” y que se tenga acceso para verlos. Si no hay cuestionarios pendientes se mostrará “No hay cuestionarios pendientes de validar”. El usuario verá las incidencias a las que tenga acceso hasta que las cambie a estado “Verificado” o “Rechazado”. Cada cuestionario pendiente de revisión del listado está compuesto por los siguientes campos:

• Tarea: identificador de la tarea a la que pertenece el cuestionario.

• Cuestionario: indica el tipo del que es el cuestionario respondido.

• Usuario: indica el usuario que ha respondido al cuestionario. Aunque otro usuario modifique el cuestionario este campo no variará.

• Último cambio: indica cuando fue modificado el cuestionario por última vez.

• Botón de acceso al cuestionario: permite el acceso al cuestionario para su visión, edición y/o supervisión.

Este listado lo tendrán los usuarios con capacidad de supervisar archivos de tareas asignadas. En él se muestran todos los archivos que estén en estado “pendiente de validación” y que se tenga acceso para verlos. Si no hay archivos pendientes se mostrará “No hay archivos pendientes de validar”. El usuario verá los archivos a los que tenga acceso hasta que los valide o elimine. Cada archivo pendiente de revisión del listado está compuesto por los siguientes campos:

• Tarea: identificador de la tarea a la que pertenece el archivo.

• Cuestionario: indica el cuestionario de la tarea.

• Nombre: nombre que le asignamos al fichero asociado.

• Descripción: descripción del fichero asociado.

• Nombre del fichero: nombre del fichero origen.

• Usuario: indica el usuario que ha asociado el fichero al cuestionario.

• Fecha de alta: indica cuándo fué asociado el fichero al cuestionario.

• Validado: permite validar el fichero. Al marcar la casilla el archivo desaparece de la lista de archivos pendientes de revisión.

• Botón de descarga del fichero: permite descargar el fichero asociado.

Este listado lo tendrá cualquier usuario que tenga acceso a la sección tareas. En él se muestran todas las tareas que estén en un estado con disposición “En espera” y que se tenga acceso para verlas. Si no hay tareas en espera se mostrará “No hay tareas”. Cada tarea del listado está compuesto por los siguientes campos:

• Detalles: indica mediante iconos si la tarea tiene incidencias pendientes , cuestionarios pendientes de validar , archivos pendientes de validar y/o es una tarea con fecha de activación en el futuro .

• Tarea: identificador de la tarea.

• Tipo de tarea:indica el tipo de la tarea.

• Estado: estado actual de la tarea.

• Alta: indica cuándo fue dada de alta la tarea.

• Botón de acceso a la tarea : abre la vista de la tarea para su visión, edición y/o tramitación.

Este listado lo tendrá cualquier usuario que tenga acceso a la sección tareas. En él se muestran todas las tareas que estén en un estado con disposición “En proceso” y que se tenga acceso para verlas. Si no hay tareas en proceso se mostrará “No hay tareas”. Cada tarea del listado está compuesto por los siguientes campos:

• Detalles: indica mediante iconos si la tarea tiene incidencias pendientes , cuestionarios pendientes de validar , archivos pendientes de validar y/o es una tarea con fecha de activación en el futuro .

• Tarea: identificador de la tarea.

• Tipo de tarea:indica el tipo de la tarea.

• Estado: estado actual de la tarea.

• Alta: indica cuándo fue dada de alta la tarea.

• Botón de acceso a la tarea : abre la vista de la tarea para su visión, edición y/o tramitación.

Este listado lo tendrá cualquier usuario que tenga acceso para ver tareas. En él se muestran todas las tareas que son asignables del área a la que pertenece el usuario. Si no hay tareas asignables se mostrará “No hay tareas”. Cada tarea del listado está compuesto por los siguientes campos:

• Tarea: identificador de la tarea.

• Proyecto: proyecto al que pertenece la tarea.

• Estado: estado actual de la tarea.

• Alta: indica cuándo fue dada de alta la tarea.

• Botón de autoasignarse la tarea : el usuario es asignado para el desarrollo de la tarea.

• Botón de acceso a la tarea : abre la vista de la tarea para su visión, edición y/o tramitación.

El listado de perfiles está compuesto por todos los tipos de perfiles creados. En primer lugar aparecerá siempre y de forma inamovible el perfil especial “Admin”. Este perfil es exclusivo para un único usuario, y además, sus datos y permisos (posee autoridad y poder total sobre la aplicación) son inmutables (ni el mismo se los puede cambiar). Cada perfil del listado está compuesto por los siguientes campos:

• Flecha de orden anterior : aumenta en uno la prioridad (y la posición en el listado) del perfil.

• Flecha de orden posterior : disminuye en uno la prioridad (y la posición en el listado) del perfil.

Al reordenar la prioridad de un perfil, este intercambiará prioridad y posición en el listado con el perfil que tenía la posición del listado que pasa a ocupar. Y por este motivo, solo se puede reordenar la prioridad del perfil cuando el listado se muestra ordenado por prioridad (orden natural ascendente, que es el orden por defecto).

El orden de los perfiles es relevante ya que determinará la prioridad del perfil del usuario (la prioridad en el listado es descendente). La prioridad ocasiona que cuando un usuario tenga varios perfiles se muestre el icono del perfil de mayor prioridad. Esto puede ser útil si queremos asignar por un perfil, pero que en el mapa y el resto de la aplicación se nos muestre el icono de otro perfil, pudiendo tener usuarios del mismo perfil con distintos iconos para poder catalogarlos por clases.

• Nombre: nombre del perfil.

• Descripción: descripción, objetivos u observaciones del perfil.

• Botón de jornada laboral del perfil : abre el calendario de la jornada laboral que se establece a los usuario con este perfil.

• Botón de clonar perfil: crea una copia del perfil.

• Botón de acceso al tipo de perfil: permite el acceso al perfil para su visión y/o edición .

Además, es posible ordenar y filtrar el listado por los campos anteriores, y cambiar el número de perfiles que se muestran por página.

Es posible realizar ciertas acciones sobre algunos perfiles determinados. Para ello, se pueden seleccionar cada uno de los perfiles mediante las casillas de selección .También se pueden seleccionar todos los perfiles de la página actual marcando la primera casilla del listado. Las acciones a realizar para los perfiles seleccionados son eliminar dichos perfiles.

El botón “Nuevo perfil” permite crear nuevos perfiles para los usuarios de la aplicación. Al pulsar sobre el botón se abrirá una vista en la que aparecerán las plantillas de perfiles disponibles a partir de las cuales se podrán crear nuevos perfiles, pero con una base inicial, facilitando la configuración de permisos (hay perfiles genéricos, cada uno con información de las competencias que tiene un usuario con dicho perfil). Si lo que se quiere es crear un nuevo perfil completamente desde cero, se deberá pulsar el botón “En blanco” .

En la vista que se abre para crear o editar un perfil tenemos dos regiones diferenciadas: los datos generales del perfil y los permisos. Un perfil se configura a partir de los siguientes elementos:

• Descripción: nombre de perfil.

• Observaciones: descripción, objetivos u observaciones al perfil.

• Icono: imagen que representa gráficamente el perfil. Preferiblemente la imagen deberá ser en formato PNG, con un tamaño de, al menos, 50x50 pixeles y cuadrada.Pulsando el botón “Galería” se puede acceder a una galería de iconos predefinidos.

• Calendario laboral: pulsando el botón se abre el calendario de la jornada laboral del perfil.

• Permisos: selección de permisos que determinan el nivel de acceso y de administración que tiene un usuario con este perfil en la aplicación. Para ello, del conjunto de permisos se deberán seleccionar aquellos permisos que queramos que tenga cada uno de los perfiles. Los permisos determinan acceso a secciones, la capacidad de uso de estas, visualización, creación de tareas, etc. para poder definir administradores, supervisores, empleados de oficina, agentes de móviles, etc. Los permisos disponibles son los siguientes:

  • ADMIN TOTAL Administración y visualización de todo: permite ver, crear, editar y eliminar todos los datos del programa. Esto incluye perfiles, usuarios, proyectos, tareas, áreas y la configuración de la aplicación.

  • ADMIN SITE Administración de datos de la empresa: permite ver y editar la configuración de la aplicación.

  • ADMIN USUARIOS INTERNOS Administración de datos de todos los usuarios del sistema: permite ver, crear, editar y eliminar usuarios que pertenecen a la aplicación y sus datos generales.

  • ADMIN WORKDAY Administrar jornadas laborales: permite ver, crear, editar y eliminar jornadas laborales de los usuarios, perfiles o de la empresa (el usuario tiene que tener permiso de administración a cada una de estos apartados independientemente).

  • VIEW USUARIOS INTERNOS Visualización de datos de todos los usuarios del sistema: permite ver los usuarios que pertenecen a la aplicación y sus datos (datos generales, perfiles y áreas).

  • ADMIN PERFILES INTERNOS Administración de todos perfiles del sistema: permite ver, crear, editar y eliminar perfiles y sus datos (datos generales y permisos).

  • VIEW PERFILES INTERNOS Visualización de la información de todos los perfiles del sistema: permite ver los perfiles y sus datos (datos generales y permisos).

  • ADMIN PERFILES USUARIOS Administración de los perfiles que tienen asignados los usuarios (requiere

  • ADMIN USUARIOS INTERNOS): permite editar los perfiles que tienen los usuarios.

  • ADMIN AREAS USUARIOS Administración de las áreas que tienen asignadas los usuarios (requiere ADMIN

  • USUARIOS INTERNOS): permite editar las áreas que tienen asignadas los usuarios.

  • VIEW USERS ASSIGNMENTS Ver tareas asignadas a un usuario: añade elementos a la interfaz que permiten filtrar por las tareas que tiene cada usuario (por lo que si el usuario no tiene permiso para ver normalmente dichas tareas, con este permiso no las verá) y permite ver el calendario de los usuarios.

  • EDIT OWN PERSONAL DATA Editar tus datos personales y tu usuario y contraseña: permite al usuario editar sus propios datos generales.

  • ADMIN TGOTS Administrar tipos de tarea: permite ver, crear, editar y eliminar tipos de tarea y su configuración.

  • VIEW TGOTS Visualizar la información de tipos de tarea: permite ver los tipos de tarea y su configuración.

  • ADMIN GOTS Administrar proyectos: permite ver, crear, editar y eliminar proyectos y sus datos (datos generales, usuarios, archivos).

  • VIEW GOTS Visualizar la información de proyectos: permite ver los proyectos y sus datos.

  • ADMIN GOTS ASSIGNED Administrar proyectos asignados: permite ver, crear, editar y eliminar proyectos y sus datos, en los que el usuario este asignado.

  • VIEW GOTS ASSIGNED Visualizar la información de proyectos asignados: permite ver los proyectos y sus datos, en los que el usuario este asignado.

  • VIEW GOTS ASSIGNED CHILD Visualizar la información de proyectos con tareas asignadas: permite ver los proyectos y sus datos, que tenga tareas en las que el usuario este asignado.

  • VIEW GOTS FILED Visualizar proyectos archivados: permite ver los proyectos archivados.

  • ADMIN OTS Administrar tareas: permite ver, crear, editar y eliminar tareas y sus datos, de todos los proyectos y de todos los tipos de tareas.

  • VIEW OTS Visualizar la información de tareas: permite ver las tareas y sus datos, de todos los proyectos y de todos los tipos de tareas.

  • CREATE OTS OF ASSIGNED GOTS Crear tareas de tus proyectos asignados: permite ver, crear, editar y eliminar tareas y sus datos, de los proyectos en los que el usuario este asignado.

  • ADMIN OTS ASSIGNED Administrar tareas asignadas: permite ver, crear, editar y eliminar tareas y sus datos, en las que el usuario este asignado (las tareas no activadas no las verá).

  • VIEW OTS ASSIGNED Visualizar tareas asignadas: permite ver las tareas y sus datos, en las que el usuario este asignado (las tareas no activadas no las verá).

  • VIEW OTS RELATED SERIE Visualizar tareas relacionadas o de la serie: si la tarea interviene en algún proceso de creación de tareas automáticas, se permite visualizar dichas tareas.

  • VIEW OTS UNSTARTED Visualizar tareas que aún no se han activado: permite ver las tareas que el usuario normalmente vería, pero que no ve por no estar activadas.

  • VIEW OTS STANDBY Visualizar tareas en espera: permite ver las tareas que están actualmente con estado “en espera”.

  • VIEW OTS FILED Visualizar tareas archivadas: permite ver las tareas que están archivadas.

  • CHANGE OT DATE Cambiar fecha evento de tareas asignadas: permite cambiar la fecha del evento de las tareas en las que el usuario este asignado.

  • VIEW UNVERIFED ATTACHMENT Visualizar archivos no verificados: permite ver los archivos a los que tiene acceso pero que están pendientes de validación y hayan sido subidos por otros usuarios (el usuario si vería los archivos subidos por él mismo pendientes de validación aun sin este permiso).

  • EDIT ATTACHMENT OWN Editar los archivos propios: permite eliminar archivos subidos por el usuario y editar sus datos. Hay que tener en cuenta que cuando se edita un archivo pasa a pendiente de validación.

  • CREATE ATTACHMENT Crear archivos de tareas asignadas: permite crear archivos (subir un archivo y añadir sus respectivos datos) en las tareas que el usuario tenga acceso. El archivo que se suba no se puede reemplazar por lo que, habría que eliminar el archivo de la aplicación y crear uno nuevo.

  • SUPERVISE ATTACHMENT ASSIGNED Supervisar archivos de tareas asignadas: permite editar, cambiar el estado de validación, y eliminar archivos, en las tareas que el usuario tenga acceso.

  • CREATE QUESTIONNAIRES OT Crear cuestionarios en los tipos de tarea, proyectos y tareas que puede editar: permite crear y editar tipos de cuestionarios, en tipos de tarea, proyectos y/o tareas, a las que el usuario tenga acceso.

  • VIEW FEEDBACKS Visualizar todas las respuestas a cuestionarios accesibles: permite ver los cuestionarios respondidos de todas las tareas a las que el usuario tenga acceso.

  • VIEW FEEDBACKS ASSIGNED Visualizar las respuestas a cuestionarios asignados y accesibles: permite ver los cuestionarios respondidos, si el usuario cumple con los requisitos de asignación del cuestionario, de todas las tareas a las que el usuario tenga acceso.

  • REPLY FEEDBACK Contestar todos los cuestionarios accesibles: permite responder a los cuestionarios de todas las tareas a las que el usuario tenga acceso.

  • REPLY FEEDBACK ASSIGNED Contestar a cuestionarios asignados y accesibles: permite responder a los cuestionarios, si el usuario cumple con los requisitos de asignación del cuestionario, de todas las tareas a las que el usuario tenga acceso.

  • SUPERVISE FEEDBACKS Supervisar todos los cuestionarios accesibles: permite ver, cambiar el estado de validación y editar los cuestionarios respondidos de todas las tareas a las que el usuario tenga acceso.

  • SUPERVISE FEEDBACKS ASSIGNED Supervisar cuestionarios asignados y accesibles: permite ver, cambiar el estado de validación y editar los cuestionarios respondidos, si el usuario cumple con los requisitos de asignación del cuestionario, de todas las tareas a las que el usuario tenga acceso.

  • VIEW TICKETS Visualizar todas las incidencias accesibles: permite ver todas las incidencias de las tareas a las que el usuario tenga acceso.

  • VIEW TICKETS ASSIGNED Visualizar todas las incidencias asignadas y accesibles: permite ver todas las incidencias, si el usuario cumple con los requisitos de asignación de la incidencia (esta asignado como “Encargado” en la incidencia o cualquier usuario asignado a la tarea), de las tareas a las que el usuario tenga acceso.

  • REPLY TICKETS Contestar todas las incidencias accesibles: permite responder a todas las incidencias de las tareas a las que el usuario tenga acceso.

  • REPLY TICKETS ASSIGNED Contestar todas las incidencias asignadas y accesibles: permite responder a todas las incidencias, si el usuario cumple con los requisitos de asignación de la incidencia (esta asignado como “Encargado” en la incidencia o cualquier usuario asignado a la tarea), de las tareas a las que el usuario tenga acceso.

  • VIEW REPORTS Visualizar informes/estadísticas: permite ver u usar la sección de informes.

  • ADMIN FAVORITEREPORTS Visualizar informes/estadísticas marcadas como favoritas globales: permite visualizar informes de la lista de favoritos de todos los usuarios.

  • ADMIN AREAS Administrar áreas: permite ver, crear, editar y eliminar las áreas que pertenecen a la aplicación.

  • VIEW AREAS Visualizar áreas: permite ver las áreas que pertenecen a la aplicación.

  • ADMIN ADDRESS Administrar direcciones: permite ver, crear, editar y eliminar las direcciones para las tareas de la aplicación.

  • USE GOT MOBILE Usar la aplicación móvil: permite acceder al usuario desde la aplicación móvil.

  • CHAT Usar chat: permite usar el chat general de la aplicación.

  • VIEW LOCATIONS Ver localización de todos los usuarios: permite ver la geolocalización de los usuarios en los apartados de la aplicación donde se despliegue el mapa. Según el apartado de la aplicación se filtrarán los usuarios correspondiendo a la función de dicho apartado.

Al modificar un usuario, para que los permisos se hagan efectivos el usuario tendrá que volver a hacer login en la aplicación.

La sección de usuarios se divide en dos secciones: los filtros superiores y es listado. Los filtros superiores se pueden ocultar para mejorar la visión del listado.

El listado de usuarios está compuesto por todos los usuarios que forman parte de la aplicación. Cada usuario del listado tiene los siguientes elementos:

• Situación: indica si el usuario está deshabilitado o no. Para un usuario deshabilitado no aparecerán los botones de acceso al chat y localización de usuario (opciones que carecen de sentido para un usuario que no puede acceder a la aplicación).

• Usuario: nombre de usuario o alias con el que el usuario entra a y con el que se le reconoce en la aplicación.

• Nombre y apellidos: nombre y apellidos reales del usuario.

• Email: dirección email del usuario.

• Perfil(es): indica los perfiles que tiene el usuario.

• Botón de acceso al chat : abre una ventana de chat con el usuario indicado.

• Botón de localización del usuario : abre el mapa con la geolocalización del usuario.

• Botón de calendario de tareas del usuario : abre el calendario con las tareas asignadas y que tiene que realizar el usuario.

• Botón de jornada laboral del usuario : abre el calendario de la jornada laboral del usuario.

• Botón de acceso a tareas de este tipo : abre la vista de la sección tareas y filtra por las tareas que tiene asignadas este usuario (por lo que si no se tiene permiso para ver normalmente dichas tareas, desde este botón no se verán).

• Botón de acceso al usuario: abre la vista del usuario indicado para su visión y/o edición .

Además, es posible ordenar y filtrar el listado por los campos anteriores (excepto Perfil(es)), y cambiar el número de usuarios que se muestran por página.

Los filtros superiores están compuestos por los siguientes filtros:

• Área: permite filtrar los usuarios por las áreas si hay áreas configuradas en la aplicación

• Incluir deshabilitados: si se selecciona esta opción, se mostrarán los usuarios deshabilitados.

• Fecha de alta: permite filtrar los usuarios por las fechas de alta que estén contenidas dentro del intervalo de fechas introducido.

• Última modificación: permite filtrar los usuarios por las fechas de última modificación que estén contenidas dentro del intervalo de fechas introducido.

Además, es posible ordenar el listado por cada uno de los filtros de fecha anteriores.

Se pueden realizar ciertas acciones sobre algunos usuarios determinados. Para ello, es posible seleccionar cada uno de los usuarios mediante las casillas de selección .También se pueden seleccionar todos los usuarios de la página actual marcando la primera casilla del listado. Las acciones a realizar para los usuarios seleccionados son eliminar dichos usuarios, deshabilitar los usuarios seleccionados, habilitarlos y mostrar un mapa con la ubicación de esos usuarios.

El botón “Añadir usuario” abre la vista para la creación de un nuevo usuario y su configuración.

El botón “Mapa de usuarios” despliega un mapa con la posición de cada uno de los usuarios del listado, representados con su icono de perfil (si tiene varios, mostrará el de mayor prioridad). Los filtros que haya en el listado de usuarios también se aplican en el mapa, excepto en el caso de los usuarios deshabilitados que no se muestran nunca. También es posible ver la posición de los usuarios en un momento determinado a través de un controlador de tiempo, e incluso elegir un rango de tiempo que permite ver el trayecto de cada usuario durante ese intervalo de tiempo.

El botón de “Importar usuariosabre una ventana en la que se permite la carga masiva de usuarios a través de un fichero CSV. Para ello los pasos a seguir son:

1. Descargar la plantilla : este archivo es un csv vacio que indica los datos que se requieren (todos los campos deber ser de texto, excepto: enable, que debe tener valor "1" si es un usuario activo, o valor "0" si es un usuario no activo; fecNacimiento, que debe tener el formato de fecha "yyyyMMddHHmmss"; y trackingProfile, que debe tener el valor de seguimiento por geolocalización "0","1","2" o "3", de menos a más respectivamente).

2. Una vez rellenado el csv con los datos se debe seleccionar el arhivo.

3. Cargar archivo : tras pulsar este botó se cerrara la ventana y se habrán dado de alta a los usuarios. Si existe algún conflicto al cargar el csv se notificará con un mensaje de error que indicará aquellos usuarios que no se puedieron dar de alta y se descargará automaticamente un nuevo csv con aquellas filas que no se hayan importado.

La configuración de un usuario se compone de tres secciones: datos generales, perfiles y áreas.

Es importante mencionar que no se puede dar de alta usuarios si se ha alcanzado el número máximo de usuarios habilitados (el usuario con perfil admin no se tiene en cuenta para ello). Para ello habría que deshabilitar o eliminar un usuario antes (o aumentar la capacidad del servicio).

Los usuarios que eliminemos desaparecerán completamente de la aplicación, lo que incluye todas las referencias a él en sus intervenciones (asignaciones, cuestionarios respondidos, incidencias...), en las que tras ser borrados, desaparecerá todo rastro (por ej. asignaciones) o aparecerá el comentario “Usuario eliminado” (por ej. incidencias), por lo que no quedará referencia alguna del usuario anteriormente relacionado. Por ello, es recomendable deshabilitar un usuario por encima de eliminarlo.

5.2.1 User: General data

5.2.2 User: Profiles

5.2.3 User: Areas

La sección de tipos de tarea se divide en dos secciones: los filtros superiores y el listado. Los filtros superiores se pueden ocultar para mejorar la visión del listado.

El listado está compuesto por todos los tipos de tarea. Cada elemento del listado está compuesto por los siguientes campos:

• Situación: indica si el tipo de tarea se encuentra deshabilitado .

• Nombre: nombre que identifica al tipo de tarea.

• Descripción: descripción del tipo de tarea.

• Botón de acceso al tipo de tarea: abre la vista del tipo de tarea para su visión y/o edición .

• Botón de clonar tipo de tarea : crea una copia del tipo de tarea. El nuevo tipo de tarea se crea inicialmente deshabilitado.

• Botón de acceso a tareas de este tipo : abre la vista de la sección tareas y filtra por las tareas que son de este tipo (por lo que si no se tiene permiso para ver normalmente dichas tareas, desde este botón no se verán).

Además, es posible ordenar y filtrar el listado por los campos anteriores.

Los filtros superiores están compuestos por los siguientes filtros:

• Incluir deshabilitados: si se selecciona esta opción, se mostrarán los tipos de tarea deshabilitados.

• Fecha de alta: permite filtrar los tipos de tarea por las fechas de alta que estén contenidas dentro del intervalo de fechas introducido.

• Última modificación: permite filtrar los tipos de tarea por las fechas de última modificación que estén contenidas dentro del intervalo de fechas introducido.

Además, es posible ordenar el listado por cada uno de los filtros de fecha anteriores.

Es posible realizar ciertas acciones sobre algunos tipos de tarea determinados. Para ello, se pueden seleccionar cada uno de los tipos de tarea mediante las casillas de selección .También se pueden seleccionar todos los tipos de tarea de la página actual marcando la primera casilla del listado. Las acciones a realizar para los tipos de tarea seleccionados son eliminar dichos tipos de tarea.

El botón “Nuevo Tipo de tarea” permite crear nuevos tipos de tarea. Al pulsar sobre el botón se abrirá una vista en la que aparecerán las plantillas disponibles a partir de las cuales se podrán crear nuevos tipos de tarea, pero con una base inicial (hay configuraciones genéricas para distintos tipos de negocio, cada una con información de su configuración inicial). Si lo que se quiere es crear un nuevo tipo de tarea completamente desde cero, se deberá pulsar el botón “En blanco” . El nuevo tipo de tarea inicialmente estará deshabilitado.

La configuración de un tipo de tarea se compone de cinco secciones: datos generales, estados, cuestionarios, archivos y automatismos.

6.2.1 Task type: General data

6.2.2 Task type: Statuses

6.2.3 Task type: Questionnaires

6.2.4 Task type: Files

6.2.5 Task type: Automatic

La sección de proyectos se divide en dos secciones: los filtros superiores y es listado. Los filtros superiores se pueden ocultar para mejorar la visión del listado.

El listado está compuesto por los proyectos de la aplicación a los que el usuario tiene acceso. Cada proyecto del listado está compuesto por los siguientes elementos:

• Situación: indica si el proyecto se encuentra archivado.

• Nombre: nombre identificativo del proyecto.

• Descripción: descripción breve del propósito del proyecto.

• Tipo de tarea: tipos de tarea que están asociados al proyecto.

• Botón de acceso al proyecto: abre la vista del proyecto para su visión y/o edición.

• Botón de acceso a tareas de este proyecto : abre la vista de la sección tareas y filtra por las tareas que pertenecen a este proyecto (por lo que si no se tiene permiso para ver normalmente dichas tareas, desde este botón no se verán).

Además, es posible ordenar y filtrar el listado por los campos anteriores, y cambiar el número de proyectos que se muestran por página.

Los filtros superiores están compuestos por los siguientes filtros:

• Incluir archivados: si se selecciona esta opción, se mostrarán los proyectos archivados.

• Fecha de alta: permite filtrar los proyectos por las fechas de alta que estén contenidas dentro del intervalo de fechas introducido.

• Fecha de última modificación: permite filtrar los proyectos por las fechas de última modificación que estén contenidas dentro del intervalo de fechas introducido.

Además, es posible ordenar el listado por cada uno de los filtros de fecha anteriores.

Es posible realizar ciertas acciones sobre algunos proyectos determinados. Para ello, se pueden seleccionar cada uno de los proyectos mediante las casillas de selección .También se pueden seleccionar todos los proyectos de la página actual marcando la primera casilla del listado. Las acciones a realizar para los proyectos seleccionados son eliminar dichos proyectos.

El botón “Nuevo proyecto” permite crear nuevos proyectos. Al pulsar sobre el botón se abrirá una vista para configurar el nuevo proyecto.

Un proyecto tiene cuatro secciones para su configuración: datos generales, tipos de tarea, usuarios y archivos.

7.2.1 Project: General data

7.2.2 Project: Task types

7.2.3 Project: Users

7.2.4 Project: Questionnaires

7.2.5 Project: Files

Los botones “Listado”, “Calendario” y “Mapa” permiten variar la forma de visualizar todas las tareas a las que el usuario tiene acceso, alternando entre los tres modos. Por defecto siempre se mostrará la vista de listado.

En los tres casos se visualizan las tareas que previamente hayamos definido mediante el filtro, y podremos acceder a los detalles de dichas tareas pulsando sobre ellas.

La vista “Calendario” es opcional para cada instalación; se mostrará si está activada la opción correspondiente. En la vista “Calendario” podremos, además, mover las tareas, modificando así su fecha/hora programada.

Cada campo del listado está compuesto por los siguientes elementos:

• Detalles: indica mediante iconos si la tarea tiene incidencias pendientes , cuestionarios pendientes de validar , archivos pendientes de validar y/o es una tarea con fecha de activación en el futuro .

• Tarea: nombre con el que se identifica la tarea. Se forma por defecto a partir del número de la tarea y diversos parámetros de la tarea (fechas, direcciones, etc.) Es configurable, se puede definir según el tipo de tarea.

• Tipo de tarea: indica el tipo de la tarea. Si el filtro “Tipo de tarea” indica un tipo de tarea concreto, en vez de “Todos”, esta columna no aparecerá en el listado, pues todos las tareas mostradas serán del mismo tipo de tarea.

• Estado: indica el estado actual de la tarea con su respectivo icono, y su propósito/tipo (en espera , en proceso , archivada ).

• Botón clonar: permite duplicar una tarea concreta, con los mismos datos generales, direcciones, usuarios asignados y archivos adjuntos.
  Se puede además “Clonar para perfiles”, de manera que se creará una tarea igual a la primera para todos los usuarios que tengan un perfil determinado, o para un conjunto de usuarios elegidos individualmente. Habrá que seleccionar entre las posibles peticiones de usuario de la tarea la que queremos utilizar para la asignación. Los usuarios o los perfiles seleccionados deberán ser compatibles con los requerimientos que tengan marcados según el tipo de tarea que estamos intentando clonar.
  Marcar “Borrar la tarea original” si se desea que desaparezca la tarea original.

• Botón de acceso a la tarea: abre la vista de la tarea para su visión, edición y/o tramitación (por parte del usuario designado).

Además, es posible ordenar y filtrar el listado por varios de los campos anteriores, y cambiar el número de tareas que se muestran por página.

Los filtros superiores están compuestos por filtros fijos (comunes a todas las tareas) y otros que aparecen dinámicamente en función de si hemos seleccionado un tipo de tarea:

• Proyecto: permite seleccionar un proyecto entre todos los creados a los que puede acceder el usuario, y que no estén archivados. Por defecto muestra todos si el usuario puede ver más de uno o fija automáticamente el proyecto si es único.

• Tipo de tarea: permite seleccionar un tipo de tarea entre todos los creados a los que puede acceder el usuario. Si el tipo de tarea es único se fija automáticamente. Si tenemos un tipo de tarea seleccionado y se crea una nueva tarea, esta se generará automáticamente con el tipo de tarea seleccionada en este filtro.

• Área: permite filtrar las tareas por las áreas si hay áreas configuradas en la aplicación.

• Asignado para: permite filtrar las tareas por un usuario específico. Se filtrarán todas las tareas a las que esté asignado el usuario (aunque este no pueda verlas).

• Visible para: permite filtrar las tareas por un usuario específico. Se filtrarán todas las tareas que sean visibles para el usuario (un usuario puede estar asignado a una tarea, pero puede que un momento determinado no tenga acceso a ella).

• Tareas relacionadas: permite filtrar las tareas por una tarea específica. Se filtrarán todas las tareas que estén relacionadas con la tarea indicada.

• Fecha evento: permite filtrar las tareas por las fechas para las cuales están programadas que estén contenidas dentro del intervalo de fechas introducido.

• Fecha de alta: permite filtrar las tareas por las fechas de alta que estén contenidas dentro del intervalo de fechas introducido.

• Fecha de última modificación: permite filtrar las tareas por las fechas de última modificación que estén contenidas dentro del intervalo de fechas introducido.

• Fecha de activación: permite filtrar las tareas por las fechas de activación que estén contenidas dentro del intervalo de fechas introducido.

• Dirección: permite filtrar las tareas por una dirección específica.

• En espera: si se selecciona esta opción, se mostrarán las tareas “en espera”. Opción activa por defecto.

• En proceso: si se selecciona esta opción, se mostrarán las tareas “en proceso”. Opción activa por defecto.

• Archivado: si se selecciona esta opción, se mostrarán las tareas archivadas (inclusive las de proyectos archivados).

• Sin fecha de evento: si se selecciona esta opción, se mostrarán las tareas que no tienen asignada una fecha de evento.

• Incidencias pendientes: si se selecciona esta opción, se mostrarán las tareas que tienen incidencias pendientes de validación.

• Archivos pendientes: si se selecciona esta opción, se mostrarán las tareas que tienen archivos pendientes de validación.

• Cuestionarios pendientes: si se selecciona esta opción, se mostrarán las tareas que tienen cuestionarios pendientes de validación.

• Con incidencias: si se selecciona esta opción, se mostrarán las tareas que tienen incidencias.

• Con archivos: si se selecciona esta opción, se mostrarán las tareas que tienen archivos asociados.

• Con cuestionarios: si se selecciona esta opción, se mostrarán las tareas que tienen cuestionarios respondidos.

Además, es posible ordenar el listado por cada uno de los filtros de fecha anteriores.

Los filtros dinámicos se muestran cuando se seleccione un proyecto o tipo de tarea. Por cada “campo libre para la tarea” definida en el tipo de tarea/proyecto se añadirá un filtro que mostrará las tareas que cumplan el valor en dicho campo. Del mismo modo, por cada petición de usuario que esté definida en el tipo de tarea/proyecto se añadirá un filtro de usuario para buscar por dicha petición.

Es posible realizar ciertas acciones sobre algunas tareas determinadas. Para ello, se pueden seleccionar cada una de las tareas mediante las casillas de selección. También se pueden seleccionar todas las tareas de la página actual marcando la primera casilla del listado. Las acciones a realizar para las tareas seleccionadas se encuentran en un desplegable sobre las casillas de selección y son: eliminar dichas tareas, descargar un ZIP con los archivos de las tareas seleccionadas o mostrar un mapa con la ubicación de esas tareas.

El botón “Descargar ZIP” permite descargar todos los archivos del listado de tareas que estamos visualizando, que podremos haber filtrado según se describió anteriormente.

El botón “Importar tareas” permite la carga de tareas desde un archivo Excel.

Se debe seleccionar el tipo de tarea que se desea, y a continuación el botón “Descargar plantilla” para obtener el archivo Excel con la estructura de campos correspondientes a ese tipo de tarea concreto. En el caso de seleccionar varios tipos de tarea, solamente se obtendrán los campos que sean comunes en dichos tipos.

La opción “Descargar todos para actualizar” nos permite obtener un archivo Excel con la información de todas las tareas del tipo seleccionado, de manera que podemos introducir o modificar los datos necesarios y volver a cargarlas. En este caso, la estructura de la hoja de Excel contendrá las mismas columnas con los mismos encabezados, pero habrá una primera columna denominada ID que no debe ser modificada, ya que es el identificador único de cada tarea.

Al realizar la descarga podremos seleccionar el tipo de tarea, y elegir además si deseamos descargar las tareas “En espera”, “En proceso” o “Archivadas”.

Los datos que se pueden obtener o introducir desde Excel son:

• Información de la tarea: Estado (Forzar), Fecha de activación, Fecha de inicio, Fecha de fin, Descripción, Observaciones.
• Datos generales: son los datos de libre configuración según el tipo de tarea.
• Datos de direcciones: Aparece un bloque de datos por cada una de las direcciones declaradas en el tipo de tarea: Código, Nombre, DNI/CIF, Teléfono, Email, Calle, Población, etc. Si se utilizan direcciones ya existentes se debe anotar siempre el código de dichas direcciones, y seleccionar la opción “Usar direcciones existentes por código”. El resto de campos de la dirección en este caso no es necesario que se completen. En caso de no utilizar esa opción, todas las direcciones se cargarán como direcciones nuevas.
• Usuarios: una columna para cada uno de los usuarios solicitados según la configuración del tipo de tarea.

Una vez preparado, el archivo se localiza con el botón “Buscar fichero”, y a continuación “Cargar archivo”. Siempre deberá ser un archivo .xls

El botón “Nueva tarea” permite crear nuevas tareas de forma individual. Si no hay seleccionado en los filtros superiores un tipo de tarea, aparecerá una ventana que nos pedirá que lo indiquemos. Los tipos de tarea seleccionables dependerán de los permisos y del tipo de acceso que tenga el usuario, es decir, que un usuario pueda crear tareas no implica que pueda crear tareas de cualquier tipo. Una vez cumplido este paso, se abrirá la vista de tarea con la configuración dada por el tipo de tarea seleccionado.

Cada tarea se compone de siete secciones: datos generales, fecha de evento, usuarios, cuestionarios, incidencias, archivos y serie.

8.7.1 Task: General data

8.7.2 Task: Event date

8.7.3 Task: users

8.7.4 Task: Questionnaires

8.7.5 Task: Incidents

8.7.6 Task: Files

8.7.7 Task: Series

El listado está compuesto por las áreas definidas para la aplicación. Cada área del listado está constituida por los siguientes elementos:

• Flecha de orden anterior : aumenta en uno la posición del área en el listado.

• Flecha de orden posterior : disminuye en uno la posición del área en el listado.

Al reordenar un área, este intercambiará posición en el listado con el área que tenía la posición del listado que pasa a ocupar. Y por este motivo, solo se puede reordenar las áreas cuando el listado se muestra ordenado por el orden natural ascendente (que es el orden por defecto).

El orden de las áreas determinará el orden en que muestren cuando haya que seleccionar una de ellas en la aplicación. Esto es útil en el caso de disponer de muchas áreas pero solo unas pocas son las más recurrentes y las opciones más interesantes de colocar en las primeras posiciones.

• Nombre: nombre del área, zona, sección, departamento, sector, etc. Ejemplos: (Madrid, Barcelona…; España, Francia…; dto. finanzas, dto. ventas…; grupo 2-1, grupo 3-6…).

• Observaciones: datos, detalles o información del área.

• Botón de acceso al área: permite el acceso al área para su visión y/o edición.

Además, es posible ordenar y filtrar el listado por los campos anteriores, y cambiar el número de áreas que se muestran por página.

Es posible realizar ciertas acciones sobre algunas áreas determinadas. Para ello, se pueden seleccionar cada una de las áreas mediante las casillas de selección .También se pueden seleccionar todas las áreas de la página actual marcando la primera casilla del listado. Las acciones a realizar para las áreas seleccionadas son eliminar dichas áreas.

El botón “Nueva área” abre la vista para crear una nueva área.

La vista de configuración de un área únicamente se compone de los siguientes elementos:

• Nombre: nombre identificativo del área.

• Observaciones: datos, detalles o información del área.

El listado de tipos de jornadas está compuesto por todos los tipos de jornadas laborables creados. Además, existen tres jornadas genéricas e inalterables: festivo, día libre y vacaciones, que en definitiva son los días no laborables. Cada tipo de jornada del listado está compuesto por los siguientes campos:

• Flecha de orden anterior : aumenta en uno la prioridad (y la posición en el listado) del perfil.

• Flecha de orden posterior : disminuye en uno la prioridad (y la posición en el listado) del perfil.

El orden de los tipos de jornada, únicamente determinará el orden con el que se mostraran en los calendarios laborables.

• Color representativo: indica con el color se rellenarán los días que tengan asignado este tipo de jornada en los calendarios laborables.

• Nombre: nombre del tipo de jornada laboral.

• Observaciones: rango de horas hábiles de la jornada laboral.

• Botón de acceso al tipo de jornada: permite el acceso a la jornada laboral para su visión y/o edición .

Además, es posible ordenar y filtrar el listado por los campos anteriores, y cambiar el número de tipos de jornada que se muestran por página.

El botón de “Calendario laboral por defecto” abre la vista para la visión y/o configuración del calendario laboral por defecto de la aplicación, que será el calendario general para aquellos usuarios que no tengan calendario laboral de usuario o de perfil.

El botón de “Nuevo tipo de jornada” abre la vista para la creación de un nuevo tipo de jornada laboral.

En la vista que se abre para crear o editar un tipo de jornada disponemos de los siguientes elementos para su configuración:

• Nombre: nombre del tipo de jornada laboral.

• Color: indica el color representativo del tipo de jornada con el que se rellenarán los días que tengan asignado este tipo en los calendarios laborables.

• Intervalo (5 disponibles): indican el rango en horas y minutos que son parte de la jornada laboral a lo largo del día. La jornada final será la unión de los intervalos de tiempo definidos en los 5 intervalos disponibles.

Antes de saber como acceder a la vista de los calendarios laborables hay que entender que hay tres niveles: calendario por defecto, calendario del perfil y calendario del usuario (de menor, a mayor prioridad). Cada usuario solo tendrá un calendario laboral, y este se obtendrá de uno de estos tres niveles (el que exista de mayor prioridad):

• Un usuario que tenga definido un calendario laboral a nivel de usuario, no tendrá en cuenta los calendarios laborables a nivel de perfil (en caso de tenerlos) o el de por defecto. Para acceder o configurar el calendario de un usuario debe hacerse desde el botón "Calendario laboral para este usuario" del respectivo usuario en la lista de usuarios o en datos generales del usuario.

• Un usuario que tenga un perfil que tenga definido un calendario laboral, supondrá el calendario laboral del usuario, siempre y cuando el usuario no tenga definido un calendario laboral a nivel de usuario. Teniendo en cuenta que un usuario puede tener varios perfiles es recomendable al establecer el calendario laboral a este nivel, solo se haga en uno de sus perfiles. Para acceder o configurar el calendario de un perfil debe hacerse desde el botón "Calendario laboral para este perfil" del respectivo perfil en la lista de perfiles.

• Un usuario que no tenga un calendario laboral definido ni a nivel de usuario, ni a nivel de perfil usará el establecido por defecto. Para acceder o configurar el calendario por defecto debe hacerse desde el botón esta sección o desde la sección "Instalación".

La vista de configuración de un calendario laboral se compone de un calendario anual, en el que se muestran los días rellenos con el color del tipo de jornada asignados. Un calendario por defecto nuevo se mostrará vacío, mientras que un calendario de perfil nuevo inicialmente heredará el calendario por defecto, y un calendario de usuario nuevo inicialmente heredará el calendario de su perfil, y en caso de no existir, el calendario por defecto.

Para asignar tipos de jornada al calendario, simplemente hay que seleccionar el tipo de jornada y luego hacer "click" sobre los días que se quiera en el calendario. También es posible asignar jornadas a días de la semana en "Semana predeterminada". Asignando un tipo de jornada a un día de la semana automáticamente los asignará a todos los días de la semana del año. Aun así, una asignación a un día concreto tiene mayor prioridad que una asignación a un día de la semana, por lo que se podrán sobre escribir. Las asignaciones entre días de la semana y días concretos se diferencian en el calendario en el tono del color (el tono es más fuerte en las asignaciones a través del día de la semana). La opción eliminar, borra las asignaciones del mismo modo en que se establecen. Un dia sin jornada laboral definida significa disponibilidad completa para ese dia

La opción "Bloqueado" (solo disponible en los calendarios de perfiles y el de por defecto) establecerá como fijos e invariables los días asignados con esta opción activada en los calendarios de mayor prioridad, y los modificará con la asignación indicada en caso de tener ya un valor. Esto quiere decir, que los tipos de jornadas asignados con esta opción en el calendario por defecto serán fijos en todos los calendarios, y del mismo modo, los asignados con esta opción en los calendarios de perfiles serán fijos en todos los calendarios de usuarios que tengan ese perfil.

El botón "Editar tipos de jornada" lleva a la sección "Tipos de jornada".

El listado de direcciones contiene todas los campos de direcciones creados en la aplicación. Cada dirección del listado está compuesto por los siguientes campos:

• Nombre: nombre con el que se asocia la dirección (por lo general, el nombre de un cliente, ya sea una persona o una empresa).

• Dirección: indica una dirección física parcial (calle, número y ciudad).

• Botón de acceso a la dirección: permite el acceso a la dirección para su visión y/o edición.

• Botón de acceso a las tareas: permite el acceso a un listado de las tareas de esa dirección.

Además, es posible ordenar y filtrar el listado por los campos anteriores, y cambiar el número de direcciones que se muestran por página.

Es posible realizar ciertas acciones sobre algunas direcciones determinadas. Para ello, se pueden seleccionar cada una de las direcciones mediante las casillas de selección .También se pueden seleccionar todas las direcciones de la página actual marcando la primera casilla del listado. Las acciones a realizar para las direcciones seleccionadas son eliminar dichas direcciones o mostrar un mapa con la ubicación de esas direcciones.

El botón de “Nueva dirección” abre la vista para añadir una nueva dirección.

El botón de “Mapa de direcciones” despliega un mapa con la posición de cada una de las direcciones del listado. Los filtros que haya en el listado de direcciones también se aplican en el mapa.

El botón de “Importar direcciones“abre una ventana en la que se permite la carga masiva de direcciones a través de un fichero CSV. Para ello los pasos a seguir son:

1. Descargar la plantilla : este archivo es un csv vacio que indica los datos que se requieren (todos los campos deber ser de texto, excepto la latitud y longitud, que son campos decimales, aunque no son necesarios, pues la aplicación puede determinarlos automáticamente).

2. Una vez rellenado el csv con los datos se debe seleccionar el arhivo.

3. Cargar archivo : tras pulsar este botó se cerrara la ventana y se habrán cargado las direcciones. Si existe algún conflicto al cargar el csv se notificará con un mensaje de error.

La vista de configuración de un campo de dirección se compone de dos secciones: en la parte izquierda se establecen los datos de la dirección, y en la parte derecha se muestra un mapa con la ubicación de la dirección:

• Datos: contiene los datos relacionados con la dirección que son: nombre, DNI/NIF, tipo vía, nombre vía, nº, piso, cp, localidad, provincia, país, email, teléfono (dos campos disponibles), observaciones y el SKU. Estos datos se guardaran para futuras instancias que permitirá autocompletar el formulario con solo introducir el nombre, dni, email o teléfono.

• Mapa: el mapa se centra en la dirección indicada por los datos anteriores y se marca con un icono que apunta a la dirección (al cual se le puede cambiar la ubicación de forma manual haciendo doble click en el mapa, guardándose el cambio junto con los datos para futuras instancias). Si hay varias direcciones que coinciden con la búsqueda, se mostraran todas debajo del mapa, por lo que si se hace click sobre alguna de ellas será la que se visualice en el mapa y autocompletará los campos de dirección restantes

• Recalcular posición en mapa: este botón permite volver a la ubicación original de la dirección indicada en los datos.

La vista de la configuración de archivos se compone de los siguientes elementos:

• Título: título identificativo del archivo.

• Descripción: descripción breve del archivo.

• Usuario: usuario que ha subido (o que va a subir) el archivo. Es un campo fijo y la información se establece automáticamente.

• Validado: indica si el estado del archivo es “validado” o “pendiente de validación”. Para un usuario sin los permisos precisos, por defecto, cuando suba un archivo el estado será “Pendiente de validación”, por lo que tras subir el archivo, este estará a la espera de que un supervisor cambie el estado a “Validado”.

• Fichero: permite seleccionar el archivo a subir o indica el archivo subido.

En la pantalla INVENTARIO podemos ver, a la izquierda, un árbol de todas las categorías que hemos añadido. Pulsando sobre una aparecerán a la derecha los artículos que pertenecen a dicha categoría. Podemos ordenarlos y editarlos desde aquí, así como añadir todos los artículos y categorías que deseemos. En la sección de artículos se incluye un filtro para buscar por nombre de producto o por su precio.

Una categoría es una familia de artículos. Podemos diferenciar los elementos de nuestro inventario en categorías y crear subcategorías dentro de estas.

Un artículo es un elemento de nuestro inventario. Utilizamos los artículos para insertar elementos habituales en los cuestionarios.

El listado de alertas está compuesto por todas las alertas creadas en nuestra instalación. Por defecto, hay creada una Alerta SOS que avisa únicamente al Administrado de la instalación, pero es totalmente modificable. Cada alerta del listado está...

En la vista que se abre para crear o editar una alerta disponemos de los siguientes elementos para su configuración:

• Emisor: indica quién puede utilizar este tipo de alertas. Las opciones son Cualquier usuario, un usuario en particular...

Al menú de la app móvil se accede pulsando en las 3 líneas horizontales de la esquina superior izquierda y se desplegará mostrándose en pantalla. En él encontramos una lista con todas las secciones de la aplicación: Tareas, Chat, Ajustes, Soporte, Acerca de... y Cerrar Sesión. Además, en la esquina superior derecha se muestra un icono de una lupa para buscar en la lista de tareas y un icono de 2 flechas formando un círculo que indica la conexión de nuestro dispositivo.

• Buscar

  Con este icono podremos buscar por palabras en la Lista de tareas y en el Chat. Pulsando en él se desplegará un campo de texto para escribir lo que deseemos buscar.

• Conexión

  Este botón obliga al dispositivo a sincronizarse con la aplicación web de forma manual, para subir o bajar datos y actualizar la situación de las tareas. Además es un indicador de la situación actual de la aplicación respecto a la conexión y situación de datos pendientes.

  • Con conexión : indica que actualmente la aplicación tiene conexión y que está sincronizada con la aplicación web.

  • Con conexión y pendiente de archivos : indica que actualmente la aplicación tiene conexión, pero debe sincronizarse con la aplicación web ya que tiene datos pendientes de subir.

  • Desconectado : indica que actualmente la aplicación no tiene conexión.

  • Desconectado y pendiente de archivos : indica que actualmente la aplicación no tiene conexión, y además tiene datos pendientes de subir.

  • Actualizando : indica que actualmente la aplicación está descargando novedades o subiendo datos pendientes a la aplicación web. Las flechas girarán en sentido horario.

• Chat

  Este botón nos lleva a la vista de chat. En ella nos muestra una lista con todos los usuarios con los podamos chatear. Al seleccionar un usuario de la lista nos abrirá la vista del chat con dicho usuario (en el que se mostrarán los últimos mensajes entre ambos usuarios). En cualquier momento se puede mandar un mensaje a un usuario (que en el caso de estar sin red se enviará cuando tengamos conexión) y cuando lo reciba, el mensaje pasará de mostrar el icono de un “reloj” a un “check” (que recibirá en cuanto tenga conexión). Para enviar mensajes no es necesario que ambos usuarios estén conectados a la vez, sólo es preciso que el emisor tenga conexión temporalmente para sincronizarse con el servidor y posteriormente suceda lo mismo con el receptor.

• Ajustes

  En esta sección el usuario puede ver sus datos personales, cambiar la configuración de la aplicación y las notificaciones, borrar los datos pendientes de subida que no desee actualizar o, incluso, cerrar sesión.

• Ayuda

  Aquí encontramos modos de uso de la aplicación, así como un vídeo en el que se nos muestran todas las funcionalidades. Incluye explicaciones de cada sección y todos los campos que intervienen.

• Soporte

  Nos muestra un número de teléfono y un email con el que ponernos en contacto en caso de que tengamos alguna duda con la aplicación.

• Acerca de...

  Nos muestra información de la aplicación y nos permite acceder a la política de privacidad y las condiciones de uso.

• Política de privacidad: permite ver la política de privacidad de la aplicación.

• Condiciones de uso: permite ver las condiciones de uso de la aplicación.

• Cerrar sesión: permite al usuario cerrar la sesión del actual usuario, volviendo a la pantalla de login, protegiendo el acceso al sistema o para acceder con otro usuario.

• Cerrar aplicación (Android)

  Este botón permite cerrar la aplicación. Hay que tener en cuenta que se cerrará completamente por lo que no se ejecutará en segundo plano (no se enviarán datos de ubicación ni otros datos pendientes de subida). Si no se ha cerrado sesión antes, la próxima vez que se abra, se accederá directamente a la aplicación con la cuenta de usuario actual.

• Cerrar aplicación (iOS)

  Pulsando el botón Home del dispositivo la aplicación se minimizará. Para cerrar la aplicación completamente y que no se ejecute en segundo plano (no se enviarán datos de ubicación ni otros datos pendientes de subida) se debe minimizar y posteriormente pulsar dos veces seguidas el botón Home. Con versión iOS 7 o superior basta con arrastrar la aplicación hacia arriba, mientras que en versiones anteriores hay que dejar el icono de la aplicación pulsado y posteriormente pulsar en el icono que aparecerá encima. Si no se ha cerrado sesión antes, la próxima vez que se abra, se accederá directamente a la aplicación con la cuenta de usuario actual.

Supone la vista principal de la aplicación (una vez iniciada la sesión). En ella se muestran todas las tareas que tiene pendientes de realizar el usuario, desde donde se puede acceder a ellas para consultar información y realizar cualquier tipo de tramitación que requiera la tarea. Las tareas están ordenadas por fecha, mostrándose primero las que están pendientes de asignar fecha de evento, seguidas del resto, priorizando las tareas con una fecha de evento más antigua. Además, se pueden filtrar por tipo de tarea (y su estado), proyecto e/o información descriptiva de la tarea a buscar.

También desde esta vista se puede acceder al mapa de tareas.

Muestra en un mapa todas las tareas de las que se tiene que encargar el usuario, representadas con un icono característico según el estado de la tarea y ubicadas en la dirección de la tarea.

Este mapa sirve al agente para idear una ruta óptima antes de concertar las citas de sus tareas (en caso de ser necesario asignar una fecha de evento) y así ahorrar tiempo entre trayectos.

Además desde el mapa el usuario, haciendo ‘clic’ sobre el icono de la tarea, se puede ver su información general, llamar al teléfono asociado a la tarea, abrir la navegación GPS para trazar un camino desde la ubicación actual hasta la dirección, e incluso acceder directamente a la tarea, por lo que el mapa de tareas no deja de ser una lista de tareas pero de forma geolocalizada.

Las tareas se componen de cuatro secciones: detalles, cuestionarios, incidencias y archivos.

• Detalles

  Supone la vista principal de la tarea. Contiene toda la información que pueda necesitar el agente para llevar a cabo la tarea: datos de la tarea entre las que se encuentran direcciones y fechas, además de, cuándo se debe llevar a cabo. También se muestran los usuarios asociados a la tarea.

  Si tiene los permisos suficientes podrá cambiar la fecha del evento y tendrá el acceso directo para crear este evento en su calendario del dispositivo.

• Cuestionarios

  En esta sección el usuario puede responder los cuestionarios que le correspondan, al igual que podrá ver los ya respondidos mientras tenga acceso a la tarea (un cuestionario puede propiciar un cambio de estado de la tarea que sea de un tipo no visible para el agente desde la aplicación móvil). Esta sección es en la que el usuario dejará indicada su labor y con el resultado que haya procedido.

• Incidencias

  En esta sección se muestran las incidencias que están en proceso y que han sido creadas por el agente o que sean dirigidas para él. Las incidencias no deja de ser un chat entre dos usuarios relacionados con la tarea y con un sistema de estados que indica la situación que se encuentra. Los estados en los que puede estar una incidencia son:

  • Pte. autor (icono naranja): la incidencia está pendiente de una respuesta o resolución por parte del emisor o autor.

  • Pte. encargado (icono amarillo): la incidencia está pendiente de una respuesta o resolución por parte del encargado.

  • Cerrada OK (icono verde): la incidencia finaliza satisfactoriamente.

  • Cerrada sin solución (icono rojo): la incidencia finaliza sin resolverse.

  • Descartada/incoherente (icono blanco): la incidencia se rechaza y se da por finalizada.

  El estado de una incidencia lo determina cada usuario al añadir un comentario a la incidencia.

• Archivos

  Esta vista es la sección de archivos asociados a la tarea. En ella el usuario puede tanto subir, como acceder a los archivos agregados a la tarea en el dispositivo. Los archivos subidos y asociados a la tarea, incluidos los subidos por el propio usuario, estarán enlistados pudiendo acceder a ellos en cualquier momento, ya que los archivos se descargan automáticamente en el dispositivo cuando se sincroniza con la aplicación web y esta tenga nuevos archivos de la tara. Para subir archivos a la tarea, el usuario tiene dos opciones: puede subir un archivo que esté en el dispositivo o puede hacer una foto con el móvil e instantáneamente subirla.